Dieser Blogbeitrag zeigt Ihnen Möglichkeiten für die effiziente Teamzusammenarbeit in Citavi, deren Nutzung und die Vor- und Nachteile der einzelnen Lösungen.
Die gemeinsame Arbeit an wissenschaftlichen Projekten bringt besondere Herausforderungen mit sich, vor allem, wenn es um die Verwaltung von Literatur geht. Wie kann man in Citavi als Team zusammenarbeiten, ohne den Überblick zu verlieren? Citavi 7 bietet für diesen Zweck verschiedene Möglichkeiten, die sich je nach Teamgröße und Arbeitsweise unterscheiden. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche Möglichkeiten es gibt, wie Sie diese nutzen und welche Vor- und Nachteile die einzelnen Lösungen bieten.
Was ist der Unterschied zwischen einem lokalen Projekt und einem Cloudprojekt?
Citavi unterscheidet grundsätzlich zwischen lokalen Projekten, die auf einem PC oder einem Netzlaufwerk gespeichert werden, und Cloudprojekten, die auf den Citavi-Servern liegen.
Lokale Projekte eignen sich für kleine Gruppen, da bis zu drei Personen gleichzeitig an einem Projekt arbeiten können. Ein lokales Projekt eignet sich dann, wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten und nicht möchten, dass diese auf der Cloud gespeichert werden. Vergessen Sie hier aber nicht regelmäßig Back-Ups zu erstellen, um sich vor Datenverlust zu schützen.
Cloudprojekte hingegen ermöglichen die Zusammenarbeit über Standorte hinweg, eine Internetverbindung reicht aus. Alle Teammitglieder können gleichzeitig auf das Projekt zugreifen, Änderungen vornehmen und nachverfolgen. Sie können im Projekt über den Chat mit den anderen Teammitgliedern kommunizieren und im Bereich „Aufgaben” Aufgaben an Teammitglieder zuweisen. Dabei ist es unerheblich, ob die eingeladenen Personen derselben Hochschule angehören: Projektbeteiligte können auch von unterschiedlichen Universitäten oder Institutionen mitarbeiten. Voraussetzung ist lediglich, dass alle ein eigenes Citavi-Konto besitzen und für die aktive Mitarbeit eine gültige Citavi-Lizenz haben – diese kann entweder über die jeweilige Hochschule (Campuslizenz) oder privat erworben werden. In Cloudprojekten können beliebig viele Personen mit unterschiedlichen Rollen (Leser:in, Autor:in, Manager:in) am Projekt arbeiten. Alle hochgeladenen PDFs werden automatisch in der Cloud gespeichert. Nur der:die Projektbesitzer:in verbraucht Speicherplatz in der Cloud. Teammitglieder, die keinen Windows-Computer besitzen, können über den Browser mit Citavi Web am Projekt mitarbeiten. Sie können auch offline in der Cloud arbeiten, denn wenn Sie wieder mit dem Internet verbunden sind, werden Ihre Änderungen automatisch synchronisiert.
Wie richte ich ein Projekt für die Teamarbeit ein?
Für ein lokales Projekt legen Sie den Speicherort so fest, dass alle Beteiligten Zugriff haben – zum Beispiel auf einem Institutslaufwerk. Der Standardpfad für den Projektordner und die Attachments (PDFs) befindet sich unter: C:\Users\Benutzername\Documents\Citavi 7\Projects. Unter Extras → Optionen → Speicherorte können Sie den Standardordner ändern. Stellen Sie sicher, dass alle Personen auch Zugriff auf diesen Speicherort haben.
Für ein Cloudprojekt erstellen Sie zunächst ein neues Projekt in der Citavi Cloud. Über Datei → Dieses Projekt → Freigeben laden Sie Ihre Teammitglieder per E-Mail-Adresse ein und vergeben Rollen (Leser:in, Autor:in, Manager:in). Stellen Sie sicher, dass alle Personen mit der gleichen Citavi Version arbeiten.
Citavi 7 bietet zudem die Flexibilität, Projekte zwischen Cloud und lokalem Speicher hin- und herzuwechseln. Diese Funktion ermöglicht es, je nach Bedarf und Arbeitsweise, das geeignete Speicherformat zu wählen.
Wie kann ich das Projekt strukturieren?
Je länger Sie mit Citavi arbeiten, desto umfangreicher werden auch Ihre Projekte. Wie können Sie diese besser strukturieren und organisieren? Neben der Wahl des Speicherorts ist die inhaltliche Organisation entscheidend. In Citavi können Sie zwischen zwei Herangehensweisen wählen. Sie können in Citavi thematische Projekte oder Sammelprojekte erstellen. Das ist aber nur eine funktionale und keine technische Unterscheidung, denn es gibt nur eine Art von Projekten in Citavi.
Thematische Projekte: Eignen sich für eine klar umrissene Fragestellung oder Publikation, z. B. eine Dissertation oder einen Zeitschriftenartikel. Die Kategorien in Citavi spiegeln dabei meist die Gliederung der Arbeit wider. Der Vorteil solcher Projekte liegt in der fokussierten Strukturierung durch ein spezifisches Kategoriensystem. Nach Abschluss eines Projekts können diese leichter archiviert werden. Allerdings ist die Flexibilität eingeschränkt, wenn mehrere verwandte Forschungsfragen oder -themen behandelt werden sollen.
Praxisbeispiel: Eine Arbeitsgruppe erstellt einen Sammelband zur Nachhaltigkeit in der Bauwirtschaft. Die Projektleitung legt ein thematisches Citavi-Projekt an, in dem die Kategorien der geplanten Kapitel entsprechen. Jede Teilgruppe pflegt Literatur in ihrem Abschnitt ein. So bleibt die Arbeitsteilung klar, und das Projekt kann nach Veröffentlichung archiviert werden.
Sammelprojekte: Eignen sich für die allgemeine Literaturverwaltung ohne konkreten Publikationsbezug, z.B. Literatursammlung für das Institut oder Literatursammlung über die Karriere hinweg. Hier eignen sich Schlagwörter oft besser als Kategorien. Der Hauptvorteil besteht darin, dass Literatur, die für verschiedene Projekte benötigt wird, nur einmal gepflegt werden muss. Literatur kann später gezielt in thematische Einzelprojekte exportiert werden, wobei auch das Kategoriensystem und andere Einstellungen übernommen werden können.
Praxisbeispiel: Ein Institut sammelt Literatur zum Thema Künstliche Intelligenz in den Ingenieurwissenschaften in einem gemeinsamen Sammelprojekt. Schlagwörter wie „Robotik“ oder „Simulation“ erleichtern die Einordnung. Forschungsgruppen exportieren anschließend nur die für sie relevante Literatur in eigene Projekte.
Tipp für kumulative Dissertationen: Für die Verwaltung mehrerer Publikationen innerhalb eines Projekts empfiehlt es sich, eigene Kategorienzweige für die jeweiligen Publikationen anzulegen. Dies hilft, die Übersichtlichkeit zu wahren und die Organisation zu verbessern.
Die Wahl zwischen lokalen Projekten und Cloudprojekten sowie die Entscheidung für thematische Projekte oder Sammelprojekte hängt stark von den individuellen Anforderungen und den Rahmenbedingungen der jeweiligen Forschungsarbeit ab. Unabhängig von der gewählten Struktur unterstützt Citavi Forschende dabei, ihre Literatur effizient zu organisieren, Wissen zu strukturieren und die Zusammenarbeit in Teams zu optimieren. Weitere Informationen und detaillierte Anleitungen zur Nutzung von Citavi finden Sie im Citavi Benutzerhandbuch. Bei weiteren Fragen können Sie sich gerne an die Bibliothek (service.bibliothek@tugraz.at) wenden.
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