Welche Unterlagen müssen Institute und Serviceeinrichtungen an das Archiv zur Aufbewahrung übergeben?

Welche Unterlagen müssen Institute und Serviceeinrichtungen an das Archiv zur Aufbewahrung übergeben?

Gemäß der Archivordnung der TU Graz müssen alle Unterlagen, die die Arbeit und die Leistung der Technischen Universität Graz dokumentieren, zur Aufbewahrung an das Archiv übergeben werden. Als Grundregel gilt: Sämtliches Schriftgut und Dokumentationsmaterial, das sieben Jahre lang nicht mehr im täglichen Gebrauch steht und nicht verwendet wird, muss vor der Vernichtung dem TU Graz-Archiv zur Aufbewahrung angeboten werden.

Was ist mit „sämtlichem Schriftgut und Dokumentationsmaterial“ gemeint?

Als Schriftgut gelten Urkunden, Akten, Nachlässe, Amts- und Geschäftsbücher, (Instituts-) Sitzungsprotokolle, Jahres- und Tätigkeitsberichte, Bauakten, Unterlagen zu Veranstaltungen, Druck- und Flugschriften sowie elektronische Datenträger. Unter den Begriff Dokumentationsmaterial fallen Bild-, Film-, Video- und Tonmaterial, Stempel, Pläne, historische Geräte, maschinenlesbare Datenträger und Speichermedien. Persönlich adressierte Dokumente oder der E-Mail-Verkehr von TU Graz-Mitarbeitenden müssen dem Archiv nicht übergeben werden.

Was passiert mit den Unterlagen, sobald diese im Archiv landen?

Unterlagen sind diversen Sperrfristen unterzogen. In dem Moment, in dem Unterlagen an das Archiv abgegeben werden, geht die damit verbundene Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) an das Archiv über. Die aktenproduzierenden Stellen wie Institute und Serviceeinrichtungen sind dann für ihr Schriftgut/Dokumentationsmaterial nicht mehr verantwortlich. Das Archiv bewahrt die Unterlagen sorgsam und sensibel auf. Personenbezogene Daten haben eine Sperrfrist von 110 Jahren ab der Geburt, normale Akten unterliegen einer Sperrfrist von 30 bis 50 Jahren, diese kann „aus begründetem Interesse“ vom Rektorat auf 20 Jahre reduziert werden. Werden Unterlagen wieder benötigt, bekommt die abgebende Stelle ihre Unterlagen jederzeit zur Verwendung und Einsicht zurück, das Schriftgut bleibt allerdings Eigentum des Archivs.

Wie läuft eine Übergabe der Unterlagen an das Archiv ab? Wie unterstützt das Archiv dabei?

• Besprechen Sie die beabsichtigte Übergabe vorab mit dem Archiv.
• Nicht alle Unterlagen werden vom Archiv aufbewahrt. Mitarbeitende des Archivs sichten die betreffenden Unterlagen hinsichtlich ihrer Archivwürdigkeit vor Ort am Institut/bei der Serviceeinrichtung.
• Die abgebende Stelle verpackt die ausgewählten Unterlagen in Kartons (Kartons sind kostenfrei beim Archiv erhältlich) und vereinbart einen Transporttermin mit der OE Gebäude und Technik.
• Das Archiv prüft die Unterlagen und erstellt ein Übergabeprotokoll, die abgebende Stelle erhält eine Kopie des Protokolls.
• Die Unterlagen werden in das Zentraldepot in der Petersgasse gebracht, dort startet die Feinerschließung. Die Unterlagen werden nach klaren Strukturen geordnet und erschlossen.

Weitere Infos finden Sie im TU4U: Abgabe von Unterlagen an das Archiv.

Zur Person: Bernhard Reismann

• Leitet seit 2012 das Archiv der TU Graz.
• Aufgabenbereich: Bestandserschließungen, unterstützt Forschende bei Anfragen, arbeitet derzeit an einem Konzept für die digitale Langzeitarchivierung
• Das TU Graz-Archiv umfasst einen Aktenbestand von rund 3.700 Laufmetern mit über 200.000 Bilddokumenten.

Diesen Beitrag und weitere Artikel zum Schmökern finden Sie in TU Graz people #95, dem Magazin für TU Graz-Mitarbeitende und Interessierte.